Tietosuojaseloste

Forum Marinum -säätiö – Stiftelsen Forum Marinum – The Forum Marinum Foundation sr
Y-tunnus: 1509940-2
Osoite: Linnankatu 72, 20100 Turku

Petteri Ilola, Linnankatu 72, 20100 Turku p. 040 840 8828, petteri.ilola@forum-marinum.fi

Forum Marinum -säätiön henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden tai muiden niihin verrattavien suhteiden, kuten asiakas- ja sidosryhmäyhteydenpito ja markkinointi. Yhteystietoja kerätään asiakasasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä asiakasta ei ole mahdollista tunnistaa.

Asiakasrekisterien tietoja käsitellään ja tallennetaan eri järjestelmillä:

• Uutiskirje: uutiskirjeen tilaaminen
• Laskutus: taloushallintajärjestelmän kautta syntyneet kontaktit ja tiedot
• Nettisivut: nettisivujen lomakkeiden kautta tehdyt yhteydenotot
• Ajanvarausjärjestelmä: ajanvaraus
• Verkkokauppa: tuotteiden tilaaminen
• Arkisto: tietojen tallentaminen, esim. kuvausluvat

Forum Marinum -säätiö kerää henkilötietoja suoraan seuraavissa yhteyksissä:

• käyttäessäsi verkkosivustoamme
• käyttäessäsi verkkosivujen lomakkeita
• ostaessasi Forum Marinumin vuosikortin
• tilatessasi Forum Marinum -säätiön uutiskirjeen tai muuta materiaalia
• lähettäessäsi Forum Marinum -säätiölle palautetta tai ollessasi muutoin yhteydessä sähköpostilla, palautelomakkeella tai kirjeitse
• vastatessasi Forum Marinum -säätiön kyselyihin
• ilmoittautuessasi ja osallistuessasi Forum Marinum -säätiön järjestämiin tapahtumiin, kampanjoihin, vapaaehtoistoimintaan, osallistuessasi kilpailuihin ja arvontoihin
• anoessasi kuvauslupia

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:

• etu- ja sukunimi
• osoite
• puhelinnumero
• rooli/titteli/asema
• organisaatio/yritys/muu yhteys
• sähköpostiosoite
• mahdolliset laskutustiedot

Rekisteröityjen ryhmiä ovat:

• museon sidosryhmät
• kokousasiakkaat
• museo- ja verkkokaupan asiakkaat
• Forum Marinumin uutiskirjeen tilaajat
• mediakontaktit
• markkinointirekisteri

Keräämme asiakkuuden ja sidosryhmäsuhteiden hoitamiseksi tarpeelliset tiedot (kuten yhteydenpitotapa, uutiskirjeen vastaanottaminen, maksutiedot, pankkitilitiedot sekä asiointia koskevat muut tarpeelliset tiedot). Käsittelemme henkilötietoja Forum Marinumin opastus- ja tilavarausten sekä tapahtumien hallinnan yhteydessä kutsuissa ja ilmoittautumisissa. Laskutusta vaativien asiakkaiden osalta luovutamme tietoja säännöllisesti laskutuksen toteuttamista varten taloushallintajärjestelmälle, joka hoitaa laskutusta.

Henkilörekisteriin kirjattavat tiedot saadaan henkilön omalla ilmoituksella. Saamme rekisteriin tallennettavat tiedot asiakkaalta itseltään mm. sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista, julkisista tilaisuuksista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Antaessasi muita kuin itseäsi koskevia tietoja vakuutat, että sinulla on oikeus tällaisten tietojen ilmoittamiseen.

Asiakasrekistereihin kerättyjä tietoja säilytetään vain niin kauan kuin voidaan pitää tarpeellisena henkilötietojen käsittelyn määriteltyjen tarkoitusten kannalta. Forum Marinum -säätiö määrittelee tietojen poistoajat ja poistamiskäytännöt sekä huolehtii vanhentuneiden ja tarpeettomien tietojen poistamisesta.

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta säätiön ulkopuolelle, mutta poikkeuksen muodostavat viranomaistahot lakisääteisissä tapauksissa. Tietoja ei luovuteta EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle. Tietojen käsittelemisessä käytettävät palvelimet ovat rekisterinpitäjän käyttämän ulkopuolisen palveluntarjoajan omistuksessa ja hallinnassa. Rekisterinpitäjän käyttämä palveluntarjoaja on vastuussa siitä, että tiedot sijaitsevat EU:n tai Euroopan talousalueen sisällä.

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme antamamme toimeksiannon perusteella. Nämä kolmannet osapuolet eivät saa käyttää henkilötietoja mihinkään muuhun kuin kanssamme sovitun palvelun tuottamiseen. Käyttäessämme alihankkijoita huolehdimme asianmukasiella tavalla siitä, että tietojen käsittely tapahtuu Tietosuojaselosteen mukaisesti.

Forum Marinum -säätiö noudattaa hyvää tiedonhallintatapaa ja lainsäädännön asettamia huolellisuus- ja suojaamisevelvoitteita.

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina ja henkilörekisterin käyttäjiä sitoo salassapitovelvollisuus. Forum Marinum -säätiö huolehtii tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.

Säilyttäessämme rekisteritietoja Internet-palvelimilla huolehdimme niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta asiaankuuluvasti.

Kirjaudumme palveluihin henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Forum Marinum -säätiö rajoittaa lisäksi henkilötietoja käsittelevien henkilöiden piiriä niin, että tietoihin pääsevät käsiksi vain ne Forum Marinum -säätiön ja yhteistyökumppaneiden työntekijät, joiden on työtehtäviensä perusteella tarpeellista käsitellä henkilötietoja.

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu säätiön henkilörekisteriin. Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Rekisteröidyn pyynnöstä korjaamme, poistamme tai täydennämme virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Rekisterinpitäjän verkkosivut käyttävät omia ja kolmansien osapuolien evästeitä kävijäystävällisyyden parantamiseksi. Evästeet keräävät tietoa esimerkiksi verkkosivuilla vierailevien kävijöiden liikkumisesta ja käyttäytymisestä. Jotkut evästeet saattavat olla pakollisia rekisterinpitäjän verkkosivujen toimivuuden kannalta.

Kolmannen osapuolen palvelut voivat kerätä tietoja kävijöistä voimassaolevien ehtojensa mukaisesti.

Google
Rekisterinpitäjän verkkosivujen analytiikkatietoja kerää Google LCC:n palvelu Google Analytics. Verkkosivuilla on käytössä Googlen reCAPTCHA, jonka avulla on tarkoitus estää robottiohjelmien lähettämien tietojen tallentuminen rekisteriin.

Googlen tietosuojakäytäntö

Facebook ja Instagram
Rekisterinpitäjän verkkosivuilla on ns. someseinä, jonka sisältö haetaan rekisterinpitäjän Facebook- ja Instagram-sivuilta. Someseinän tarkoituksena on mainostaa säätiön Facebook- ja Instagram-profiilia ja niiden ajankohtaista sisältöä verkkosivun kävijöille.

Facebookin tietosuojakäytäntö
Instagramin tietosuojakäytäntö